Дальневосточное консалтинговое агентство "Успех"

Уважаемые коллеги!
Вашему вниманию предлагается
уникальный образовательный курс

Школа Помощника Руководителя
С 28 июня по 28 июля 2016 г.,
по вторникам и четвергам с 19.00. до 22.00.
Автор и ведущий (ая) – Елена Рауд

Курс ориентирован на секретарей, офис-менеджеров и всех, кто рассматривает данную работу как хороший старт карьеры.

В сознании многих людей, в том числе и современных руководителей, бытует мнение, что секретарь – это работник, который должен уметь делать хорошо три вещи: варить кофе, печатать на компьютере (желательно быстро и без ошибок), и еще отвечать на телефонные звонки. Конечно, это правда. Но вместе с тем, функции секретаря выходят далеко за обозначенные выше границы.

Современный секретарь - это помощник руководителя с широким кругом обязанностей. Он отвечает за ведение деловой документации, занимается планированием и подготовкой приема посетителей, оказывает руководителю помощь в составлении рабочего графика, принимает участие в подготовке совещаний и деловых переговоров. В случае необходимости на него возлагают обязанности по обеспечению офиса всем необходимым, организацию командировок руководителя, в том числе зарубежных. Он ограждает руководителя от ненужных тому контактов. А поскольку секретаря еще называют «лицом фирмы», то он должен всегда выглядеть идеально, соответственно обстановке. Такой широкий круг обязанностей предполагает наличие современных знаний и навыков в разных отраслях.

Выпускники Школы будут знать и уметь:

1. Как организовать работу приемной, секретариата, архива.
2. Как обустроить рабочее пространство руководителя и приемной с точки зрения функциональности и эргономики.
3. Как помочь руководителю в организации его рабочего дня, в том числе, в командировках.
4. Как выстроить систему документооборота компании.
5. Как правильно составить любой деловой документ: письмо, приказ, инструкцию и др.
6. Основы эффективного делового общения, в том числе, по телефону. Технологию конструктивных переговоров и правила эффективного совещания.
7. Деловой этикет.
8. Основы конфликтологии для управления своей стрессоустойчивостью и профилактики конфликтов в приемной.

Особенности курса:

1. Очно-заочная форма работы. Подразумевается, что перед каждым занятием слушатели курса будут обязаны изучить предоставленный им материал по теме. Выгода слушателя при этом – на самом занятии не будут даваться «прописные истины». Базовую информацию по теме слушатели прочитают и вспомнят до занятия. На самом же занятии будут рассмотрены сложные вопросы, не банальные моменты, информация повышенной сложности.
2. Тренинговый подход к обучению. На курсе будет достигнут не только уровень «знаю», но и уровень «умею». Основные используемые формы обучения: кейсы, практические задания, ролевые и деловые игры, видео-анализ.
3. Сильный состав бизнес-тренеров. На курсе будут работать все ведущие специалисты Учебного Центра «Успех», имеющие огромный опыт тренерской, преподавательской, консалтинговой работы.
4. Большой объем раздаточного материала. Это и информация для предварительной подготовки, и материалы, выдаваемые на занятии. Вся информация проходит аудит специалистами учебного центра, является актуальной и действенной, и многие годы еще будет служить справочным материалом в работе секретаря.
5. Сдача зачета на знания по курсу. Эта форма работы со слушателями стимулирует их на более тщательный подход к обучению.
6. Выдается Свидетельство. Только при условии сдачи зачета с сухим остатком знаний не менее 80%. Документы нашего Учебного Центра «Успех» уже завоевали право быть уважаемыми работодателями из-за высокого качества обучения.
7. Дальнейшая поддержка слушателей. Мы не гарантируем трудоустройства, но всячески способствуем ему. Выпускники Школы имеют право в процессе своей работы в течение двух лет получать бесплатную консалтинговую поддержку по любым вопросам работы помощника руководителя.

В программу курса мы включили такие дисциплины:

1.Современный помощник руководителя - организационный центр офиса.
1.1. Современные требования к профессии секретаря руководителя.
1.2. Описание функционала помощника руководителя.
1.3. Различия в западном и российском подходах к работе секретаря. Принципы работы секретаря. Психология работы помощника руководителя.
1.4. Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда.
1.5. Обеспечение рабочего места руководителя и своего необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
Практикум: Составление карты компетенций современного секретаря.
Ролевая игра: Власть не дают, власть берут!
Кейс: Планировка приемной.
 

2. Управление информацией и временем (2 занятия).
2.1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени. Понятие рабочего времени. Проблемы оптимального использования рабочего времени. Постановка целей. Основы планирования. Принцип Парето и принцип Эйзенхауэра. Рекомендации по планированию рабочего дня.
2.2. Работоспособность и ее изменение.
2.3. Примерная схема рабочего дня секретаря: согласование с руководителем временных планов (на день, на неделю), предупредительное информирование о приближении времени намеченных мероприятий.
2.4. Своевременное обеспечение передачи информации руководителю во время его отсутствия.
2.5. Осуществление координирующих функций и поручений руководителя.
2.6. Составление аналитической справки о разъездах работников организации.
2.7. Организация командировок руководителя.
Практикум: Составление таблицы «Анализ использования рабочего времени».
Кейс - задача: Определение признаков и причин низкой работоспособности.
Ролевая игра: Общий сбор!

3. Управленческий документооборот в современном офисе.
3.1. Оформление проектов документов.
3.2. Процедура согласования (визирования) документа. Подписание документов. Утверждение документов.
3.3. Организация движения документов. Сроки прохождения документов. Контроль исполнения документов (поручений).
3.4. Номенклатура дел организации.
3.5. Определение сроков хранения документов.
Практикум: Составление номенклатуры дел. Порядок передачи документов на архивное хранение. Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

4. Деловое письмо.
4.1. Письменные коммуникации.
4.2. Деловая переписка как способ корпоративной коммуникации.
4.3. Стиль и структура делового письма.
4.4. Ключевые принципы составления деловых писем. Виды деловых писем. Шаблоны и стандарты оформления.
4.5. Формирование отношений с помощью деловой переписки. Деловая переписка как инструмент достижения бизнес-целей. Деловая переписка как элемент имиджа компании.
4.6. Бизнес-этикет письменных коммуникаций.
Практикум: Составление «сложных» писем: взыскание долгов, разрыв деловых отношений, извинение за совершенную ошибку.

5. Эффективное деловое общение (2 занятия).
5.1. Принципиальная схема делового общения.
5.2. Чем деловое общение отличается от неделового.
5.3. Базовые психологические коммуникативные техники: невербалика, активное слушание, вопросы.
5.4. Приветствия и представления. Обращение «Вы» - «ты». Правила рукопожатия, вручения визитных карточек.
5.5. Формы делового общения: кабинетные совещания, селекторные совещания, переговоры, собеседования, беседы, отчеты, конференции.
5.6. Особенности телефонного делового общения.
5.7. Приемы ограждения руководителя от ненужных телефонных контактов (рекламных предложений).
Упражнения: Пойми эмоцию. Пум-пум-пум.
Деловая игра: Передача информации.
Кейс: Не понятное распоряжение.
Ролевая игра: Шеф не в духе!

6. Деловой этикет.
6.1. Деловой этикет и имидж компании: значение для профессиональной деятельности.
6.2. Деловая встреча. Как правильно подготовиться.
6.3. Как принято вести себя в своём кабинете, принимая гостей, клиентов, партнёров.
6.4. Официальные приемы: деловой завтрак, коктейль, фуршет, тожественный обед.
6.5. Приглашение и «ответ» на приглашение. Время присутствия на приемах.
6.6. Деловое партнерство. Что и в каких случаях стоит дарить. Выбор и стоимость делового подарка, букета. «Запрещенные» подарки.
6.7. Внешний имидж делового человека. Деловой стиль в одежде. Верхняя одежда. Аксессуары и украшения в деловом стиле. Прическа, парфюмерия. «Dress» - код. Недопустимые вещи во внешнем имидже делового человека.
6.8. Телефонный этикет: стандарты профессионального телефонного общения, метод «телефонной улыбки», привычные выражения.
Кейс: Ошибки секретаря ценою в бизнес.
Ролевая игра: Встреча гостя.

7. Культура речи - основа делового общения.
7.1. Основные требования к культуре речи.
7.2. Правила устной речи. Формулы вежливости.
7.3. Виды обращений, заключительные слова.
7.4. Как избежать небрежности и формальности.
7.5. Учет официального статуса, специфики бизнеса адресата в телефонном общении (VIP - статус, постоянный партнер, хороший знакомый, и т.д.).
7.6. Этикетные речевые ситуации: поздравления, приветствия, приглашения, извинения, имиджевые.
Практикум: Устранение речевых ошибок.

8. Основы конфликтологии.
8.1. Понятие конфликта. Структурные элементы конфликта.
8.2. Техники стрессоустойчивости.
8.3. Цикл конфликта.
8.4. Методы управления конфликтом.
8.5. Понятие конфликтогенов и правила бесконфликтного поведения.
8.6. Техника Я-высказывания.
Практикум: Составление карты конфликта.
Упражнение: Сделай замечание правильно.
Ролевая игра: Трудный посетитель.

Длительность, регламент и место обучения:

С 28 июня по 28 июля 2016 г., по вторникам и четвергам с 19.00. до 22.00.,
10 занятий + самоподготовка.
Обучение будет проходить в помещении Консалтингового Агентства «Успех» по адресу: г. Владивосток ул. Русская 65 (р-н кольца «Багратиона», завод «Изумруд»)

Стоимость: 35 000 рублей.
При оплате в мае 30 000 рублей.
В стоимость входит: обширный раздаточный материал и кофе-паузы.
По окончании обучения выдается Свидетельство о получении дополнительного бизнес-образования «Помощник руководителя».

Со всеми вопросами можно обращаться по телефонам
(423)234-60-21, 234-60-48, 232-91-22
или по электронной почте office@uspeh-vl.ru
infoartem.uspeh@gmail.com